Minder stress en meer motivatie in 5 stappen met Getting Things Done

Boekrecensie • Edward van der Kolk • 12 okt • 5 min leestijd

Getting Things Done, ook wel afgekort als GTD, is een methode en framework voor productiviteit bedacht door David Allen. Na publicatie van het boek in 2001 bereikte GTD al gauw een cultstatus. Duizenden lezers, van drukke executives tot huisvrouwen en studenten, hebben in GTD de verlossing gevonden van hun uitstelgedrag en ongeorganiseerde levens. Iedereen kan de plotselinge golven van schok en paniek vermijden die door je heen trekken als je iets belangrijks vergeten bent, of het niet meer zeker weet…  Met GTD kan iedereen, hoe druk of chaotisch je van nature ook bent, een systematische benadering toepassen om productiever te worden. In deze blog geven we de 5 belangrijkste lessen mee om stress en uitstelgedrag onder de duim te krijgen.

Klaar om gemotiveerd te worden?

Les een: zorg voor een leeg geheugen

Om op een hoog niveau te presteren, legt David Allen uit, is er één ding nog belangrijker dan talent en motivatie: het vermogen om je geest leeg te maken. Het is namelijk ontzettend moeilijk voor mensen om zich te concentreren wanneer ze voortdurend afgeleid worden door alledaagse beslommeringen. Allen vergelijkt de menselijke geest met een computer: de informatie die we actief kunnen bijhouden en verwerken (in het RAM) is veel kleiner dan het totale geheugen. Wanneer we te veel taken tegelijk in ons RAM hebben, raken we de controle kwijt en worden we inefficiënt. Het is daarom essentieel om de geest (het RAM) leeg te maken door alle overbodige informatie te externaliseren: verzamelen, opschrijven, en zorgen dat we onszelf regelmatig herinneren aan de lijsten en overzichten die we maken.

Les twee: gebruik de juiste hulpmiddelen

Gefocust blijven is vandaag de dag moeilijker dan ooit tevoren: smartphones vormen een constante afleiding, e-mail inboxes stromen constant vol, en ons werk wordt steeds diverser en ingewikkelder. Ondertussen gebruiken we nog steeds dezelfde hulpmiddelen als dertig jaar geleden: de meeste van onze klanten doen hun werk vooral met Word, Excel en e-mails. Volgens de GTD-methode kun je het beste een systeem van databases gebruiken – lijsten en mappen – om alle informatie te bewaren en regelmatig onder de loep te nemen. Wij gebruiken daarvoor onze speciale database-software, die automatisch herinneringen uitstuurt en alle (digitale) lijsten en mappen op één centrale locatie bewaart.

Les drie: houd taken en referentiemateriaal apart

Het grootste gevaar voor productiviteit, legt Allen uit, is wanneer to-do-lijstjes en referentiemateriaal door elkaar gehusseld raken. Als dat gebeurt, wordt het veel ingewikkelder om snel uit te zoeken welke acties ondernomen moeten worden, wat prioriteit heeft, en aan het werk te gaan. Het GTD-systeem is erop gericht om taken en informatie van elkaar te scheiden en ze snel in specifieke mappen en lijsten onder te brengen. Zo kun je makkelijk bijhouden wat de volgende stappen zijn die je voor al je projecten moet nemen. De informatie houd je zo bijdehand wanneer je hem nodig hebt, maar je kunt je werkgeheugen vrijhouden voor de belangrijkste taken.

Les vier: plan je projecten op de natuurlijke manier

De meeste mensen hebben regelmatig het gevoel dat ze nooit tijd hebben om aan hun grote projecten te werken. Dat geldt net zo goed voor ons professionele als voor ons persoonlijke leven. Heel logisch, zegt David Allen: aan een project kun je niet werken, je kunt hoogstens taken afwerken die met het project te maken hebben. Ons vermogen om effectief aan een project te werken hangt direct samen met 1) hoe goed we het gewenste resultaat gedefinieerd hebben en 2) in hoeverre je het project in heldere taken hebt onderverdeeld. De natuurlijke progressie van projectplanning werkt volgens Allen als volgt: besluit de reden en de onderliggende principes voor het project; definieer de gewenste uitkomst; doe een of meerdere brainstorms om kansen, mogelijkheden en opties te definiëren; organiseer en prioriteer de verschillende componenten van het project; en besluit wat de volgende acties moeten zijn. Voor de meeste projecten kun je dit proces makkelijk volgen. Voor complexe projecten, zoals bij grote organisaties, kan een framework als Agile OGSM helpen om de doelen, principes en resultaten te definiëren en het project onder controle te houden. 

Les vijf: review regelmatig je lijsten en mappen

Als je het GTD-systeem toepast, zou je in principe altijd moeten werken aan de dingen die je op dat moment je tijd en aandacht waard zijn. Maar om daar helemaal op te kunnen vertrouwen, is het belangrijk dat je je lijsten en mappen regelmatig herziet. Als je niet zeker weet dat ze actueel zijn, gaat je brein vanzelf zijn oude werk oppakken om jou eraan te herinneren en informatie in de achtergrond te verwerken. Dan ben je die focus razendsnel weer kwijt. Wij adviseren een dagelijkse review van je agenda en actielijst, en een wekelijkse review van je projecten, zaken die ‘in de wacht’ staan, en de lijst van dingen die je ‘misschien/ooit’ zou willen doen. Als je dingen tegenkomt die je niet meer nodig hebt, gooi ze dan weg of archiveer ze; hoe minder loze baggage je in je lijsten en mappen hebt, hoe efficiënter het systeem wordt.

Krijg stress en uitstelgedrag onder controle met Bizaline

Het GTD-systeem is een uitstekend middel om stress en uitstelgedrag onder controle te krijgen. Maar de tools die we gebruiken om ons werk te organiseren lopen niet gelijk op met de toenemende complexiteit van ons werk. Als jij regelmatig bedolven raakt onder kolossale Excel-sheets, volgestroomde e-mail inboxes en een almaar groeiende leeslijst, is het misschien tijd om een nieuwe bladzijde om te slaan. Stuur me een mailtje via edward@bizaline.com voor meer tips over hoe je je werk kunt reorganiseren voor een minder stressvol bestaan.

Edward van der Kolk

Managing Partner

Delen

Op zoek naar nieuwe inzichten?

Heb je niet genoeg tijd om managementboeken te lezen en je te verdiepen binnen jouw vakgebied? Wil je wèl graag op de hoogte blijven? Schrijf je dan in voor onze mailinglist: vol nieuwe inzichten, sappige verhalen van collega's, en gegarandeerd spamvrij. Als je wensen hebt, geef ze dan aan ons door, dan schrijven we er iets over. Je ontvangt bondige boekrecensies en blogs met nieuwe inzichten in strategische executie, programma-, contract- & risicomanagement. Je kunt ons ook volgen op social media.

Aanmelden