RaaS, reporting, program monitoring RaaS, reporting, program monitoring

Blog

Reporting as a Service: jouw intelligente virtuele assistent

OGSM, virtual assistant

"Software biedt op papier veel voordelen. Maar bij de implementatie struinen er nogal wat beren op de weg."

Heel veel programmamanagers zijn positief over de uitkomsten die onze programma-monitoring kan bieden, maar zien op tegen een software-implementatie. Dat wordt vaak gezien als complex en altijd duurder dan vooraf gedacht. Daarnaast valt software voor een programmamanager zelden in hun vakgebied en interesse. En ten slotte hebben gemeenten ook nog eens vaak te maken met externe stakeholders, die ook over voortgang moeten rapporteren. Als je al die gegevens vervolgens alsnog handmatig in de software moet gaan opslaan, doet dat de gehoopte tijdbesparing al gauw teniet.

Kortom, genoeg beren op de weg om er niet aan te beginnen.

Om deze drempels te omzeilen hebben we iets bedacht: RaaS – Rapportages als een Service.

Stap 1: Stuur je programma op

Als programmamanager deel je je programmaplan met ons – al dan niet in een DIN (Doel/inspanningen netwerk). Daarnaast geef je aan hoe je gewenste maandelijkse/jaarlijkse rapportages eruit moet zien. Welke gegevens wil je hebben? Met welke frequentie? En wie moet ze opsturen? We gebruiken Excel als basis voor de rapportages, zodat je heel flexibel blijft. Je kunt eenvoudig doelen of inspanningen toevoegen of weghalen tijdens de looptijd van het programma. 

Stap 2: Beantwoord de e-mails

Wij verwerken alle gegevens die je aanlevert en activeren de rapportageservice. De software stuurt op jouw gewenste momenten automatische e-mails uit met vragen over de voortgang, de bereikte resultaten of gerealiseerde impact. De eigenaars van de projecten of resultaten hoeven nergens in te loggen of een systeem eigen te maken: simpelweg het beantwoorden van de e-mails is voldoende.

Stap 3: Download en deel jouw rapportages

Je kunt de rapportages met de aangeleverde data op ieder gewenst moment bewerken en downloaden. Je kunt ook per e-mail een automatisch overzicht krijgen van de mensen die nog moeten reageren. Zo is het altijd duidelijk wat de status van de voortgangsrapportages is.

FAQ / Veelgestelde Vragen

Wat kost het?

  • Abonnement (per maand): €80
  • Invoeren programmaplan (eenmalig): €1500
  • Rapportagetemplates maken (eenmalig): ±€1800*
    • Voortgangsrapportages
    • Impact op doelen

* op basis van eerdere ervaringen

Hoe lang duurt de implementatie?
Een demo kost ongeveer twee uur: in die tijd laten we zien hoe RaaS kan werken voor jouw programma.

Uit ervaring weten we dat het ongeveer drie maanden duurt voordat iedereen gewend is aan de nieuwe werkwijze.

Uiteraard helpen we je om goed van start te gaan. We zijn uitstekend bereikbaar en reageren snel.

En als het niet bevalt?
Als je binnen de implementatieperiode van 3 maanden afziet van het gebruik van onze RaaS-diensten, krijg je de abonnementskosten van de software teruggestort.

De ingevoerde data krijg je uitgedraaid in een Excelbestand toegestuurd, zodat deze data niet verloren gaat.

Wat levert het ons op?

  • Altijd klaar voor een audit: alle bijdrages volledig traceerbaar, transparante & foutloze rapportages;
  • Geen tijdverlies door achter mensen aan te jagen of handmatig rapportages op te stellen;
  • Versterkte competenties van het team en verhoogde effectiviteit dankzij ondersteuning van Bizaline;
  • Aantrekkelijke rapportages verhogen de bijdrages van stakeholders;
  • Trotse en gemotiveerde teams!

Onze ondersteunende diensten

Opstellen van een Doelenboom
Aan de hand van een basis programmaplan kunnen we je helpen om een Doelenboom op te stellen. Of hierover kritische vragen te stellen. Zijn je doelen gekoppeld aan de visie van je organisatie? Is de impact van inspanningen en projecten meetbaar? Zijn de inspanningen duidelijk gedefinieerd en onderling samenhangend? De opstelling van een schematische Doelenboom (DIN) geeft vaak nieuwe inzichten.

Selecteren van de initiatieven met de meeste impact
We faciliteren programmateams om de effectiviteit en haalbaarheid van lopende of voorgestelde initiatieven te scoren. Hiervoor hebben we een model ontwikkeld dat specifiek kan worden toegepast op jouw programma. Samen leggen we de onderliggende factoren die de haalbaarheid en effectiviteit van jouw programma bepalen vast. Vervolgens kun je de initiatieven en inspanningen scoren en krijg je meteen gevisualiseerd welke initiatieven het meest opleveren. Zo weet je constant welke zaken beter even geparkeerd kunnen worden, en welke de volledige aandacht moeten krijgen. Het kan geen kwaad om deze exercitie periodiek te herhalen, omdat de omgeving steeds verandert.

Opstellen van een (project) initiatiedocument
We helpen organisaties projectmatig werken door ze te leren welke minimale informatie moet worden vastgelegd bij de start van een nieuw initiatief en waarom.

Resource assessment
Zeker bij de start van een nieuw programma is het van belang om zeker te stellen dat er voldoende capaciteit beschikbaar is om alle initiatieven uit te voeren. Met behulp van onze software kunnen we direct visualiseren welke mensen wanneer overbelast zijn en wie nog ruimte over heeft.

Een haalbare planning
We geven je een visueel inzicht in de totale planning, de onderlinge afhankelijkheden en het kritische pad. Zo kun je meteen zien of de planning te krap of te ruim is en welke inspanningen tijdkritisch zijn.

Bijsturen: hoe pas je je programma tussentijds aan?
Ook tussentijds is het van belang te checken of je nog op het goede pad zit. Hoe vaak stel je je programma bij? We helpen je gedurende de looptijd van het programma evalueren en doen voorstellen voor aanpassingen om de effectiviteit van het programma te verhogen.

Online training
We bieden regelmatig trainingssessies op het gebied van programmamanagement in samenwerking met PGM Open. Abonneer je op ons YouTube kanaal, volg ons op LinkedIn of schrijf je hieronder in voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte!

Delen

Op zoek naar nieuwe inzichten?

Heb je niet genoeg tijd om managementboeken te lezen en je te verdiepen binnen jouw vakgebied? Wil je wèl graag op de hoogte blijven? Schrijf je dan in voor onze mailinglist: vol nieuwe inzichten, sappige verhalen van collega's, en gegarandeerd spamvrij. Als je wensen hebt, geef ze dan aan ons door, dan schrijven we er iets over. Je ontvangt bondige boekrecensies en blogs met nieuwe inzichten in strategische executie, programma-, contract- & risicomanagement. Je kunt ons ook volgen op social media.

Aanmelden