Mijn project binnen de planning, het budget, en tegen de afgesproken kwaliteitsnormen opleveren: dat is van nature de taak van projectmanagers. Maar deze projectmatige sturing verhoudt zich niet altijd goed tot de gemeentelijke budgetten die per kalenderjaar sluitend moeten zijn. Maarten Wilschut, afdelingshoofd infrastructuurprojecten bij de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer, vertelt over zijn belangrijke uitdagingen - én de effectieve aanpak die hij heeft gekozen om ze het hoofd te bieden.
“Onze financiële administratie is goed op orde, maar is vooral geschikt om terug te kijken: hoeveel hebben we al uitgegeven? Het is heel lastig om op basis van deze informatie het jaarlijkse budget voor het volgende jaar rond te krijgen. Op dit moment houden we een buffer aan in het budget om deze onzekerheden te kunnen opvangen. Er gaan soms wel 6 weken overheen voordat alles verwerkt is. Ik wil vooral ook vooruitkijken: hoeveel staat er al uit aan verplichtingen? Die bedragen moet ik namelijk meenemen om een werkelijk beeld te hebben van de kosten. Zonder die informatie heb ik niet het gevoel volledig in control te zijn. Maar het kost me heel veel tijd om die te achterhalen: veel bellen en mailen om alle puzzelstukjes boven tafel te krijgen.
Wat heel lastig is, is dat projectleiders soms op eigen houtje besluiten nemen die vanuit hun perspectief logisch zijn, maar niet altijd het beste uitpakken voor ons hele porfolio van infrastructuurprojecten. Bij het uitblijven van vorst besluit de projectleider een project bijvoorbeeld te versnellen. Of hij denkt: ik ben hier nu toch bezig, dan neem ik dat andere project ook meteen alvast mee. Maar dat kan tot gevolg hebben dat de kosten in dit jaar veel hoger uitvallen dan begroot, en dan kom ik in de problemen."
“Qua planning geldt eigenlijk hetzelfde als voor budgetten. Ik wil niet alleen maar weten in welke mate een projectfase volgens de planning gerealiseerd is, terugkijkend dus, maar ben vooral geïnteresseerd in de informatie die nu vaak in de hoofden van de projectmanagers blijft zitten: wanneer denken ze fases te starten en op te leveren? Wat zijn de laatste inzichten? Als we al deze informatie bij elkaar hebben kunnen we betere beslissingen nemen en bepaalde projecten bijvoorbeeld combineren.”
“Hoe nauwkeuriger en actueler de informatie waar ik over kan beschikken, hoe beter de beslissingen zijn die ik als afdelingshoofd kan nemen. Als een projectleider nu al vermoedt dat zijn project de planning of budgettaire kaders gaat overschrijden, dan wil ik dat graag zo snel mogelijk weten. Dan kunnen we bijvoorbeeld een ander project nog even uitstellen.
Ook komt het voor dat we wat moeten jongleren met budgetten, en dat we bij de een wat weghalen en bij de ander moeten bijplussen. Daarom is het zo belangrijk dat de projectmanager altijd precies weet hoeveel budget hij heeft, en dat we goed blijven communiceren en het hele jaar informatie blijven delen.”
Delen
Heb je niet genoeg tijd om managementboeken te lezen en je te verdiepen binnen jouw vakgebied? Wil je wèl graag op de hoogte blijven? Schrijf je dan in voor onze mailinglist: vol nieuwe inzichten, sappige verhalen van collega's, en gegarandeerd spamvrij. Als je wensen hebt, geef ze dan aan ons door, dan schrijven we er iets over. Je ontvangt bondige boekrecensies en blogs met nieuwe inzichten in strategische executie, programma-, contract- & risicomanagement. Je kunt ons ook volgen op social media.