Projectportfoliomanagement bij de gemeenten Amstelveen & Aalsmeer

Mijn project binnen de planning, het budget, en tegen de afgesproken kwaliteitsnormen opleveren: dat is van nature de taak van projectmanagers. Maar deze projectmatige sturing verhoudt zich niet altijd goed tot de gemeentelijke budgetten die per kalenderjaar sluitend moeten zijn. Maarten Wilschut, afdelingshoofd infrastructuurprojecten bij de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer, vertelt over zijn belangrijke uitdagingen - én de effectieve aanpak die hij heeft gekozen om ze het hoofd te bieden. 

"Hoe krijg ik de verwachte kosten volledig in beeld?"

“Onze financiële administratie is goed op orde, maar is vooral geschikt om terug te kijken: hoeveel hebben we al uitgegeven? Het is heel lastig om op basis van deze informatie het jaarlijkse budget voor het volgende jaar rond te krijgen. Op dit moment houden we een buffer aan in het budget om deze onzekerheden te kunnen opvangen. Er gaan soms wel 6 weken overheen voordat alles verwerkt is. Ik wil vooral ook vooruitkijken: hoeveel staat er al uit aan verplichtingen? Die bedragen moet ik namelijk meenemen om een werkelijk beeld te hebben van de kosten. Zonder die informatie heb ik niet het gevoel volledig in control te zijn. Maar het kost me heel veel tijd om die te achterhalen: veel bellen en mailen om alle puzzelstukjes boven tafel te krijgen.

Wat heel lastig is, is dat projectleiders soms op eigen houtje besluiten nemen die vanuit hun perspectief logisch zijn, maar niet altijd het beste uitpakken voor ons hele porfolio van infrastructuurprojecten. Bij het uitblijven van vorst besluit de projectleider een project bijvoorbeeld te versnellen. Of hij denkt: ik ben hier nu toch bezig, dan neem ik dat andere project ook meteen alvast mee. Maar dat kan tot gevolg hebben dat de kosten in dit jaar veel hoger uitvallen dan begroot, en dan kom ik in de problemen."  

"Hoe houd ik een actueel overzicht over de planning en eventuele wijzigingen ?"

“Qua planning geldt eigenlijk hetzelfde als voor budgetten. Ik wil niet alleen maar weten in welke mate een projectfase volgens de planning gerealiseerd is, terugkijkend dus, maar ben vooral geïnteresseerd in de informatie die nu vaak in de hoofden van de projectmanagers blijft zitten: wanneer denken ze fases te starten en op te leveren? Wat zijn de laatste inzichten? Als we al deze informatie bij elkaar hebben kunnen we betere beslissingen nemen en bepaalde projecten bijvoorbeeld combineren.”

"Hoe kan ik het beste bijsturen op basis van actuele informatie over de verwachte kosten en planning?"

“Hoe nauwkeuriger en actueler de informatie waar ik over kan beschikken, hoe beter de beslissingen zijn die ik als afdelingshoofd kan nemen. Als een projectleider nu al vermoedt dat zijn project de planning of budgettaire kaders gaat overschrijden, dan wil ik dat graag zo snel mogelijk weten. Dan kunnen we bijvoorbeeld een ander project nog even uitstellen. 

Ook komt het voor dat we wat moeten jongleren met budgetten, en dat we bij de een wat weghalen en bij de ander moeten bijplussen. Daarom is het zo belangrijk dat de projectmanager altijd precies weet hoeveel budget hij heeft, en dat we goed blijven communiceren en het hele jaar informatie blijven delen. ” 

Hoe bewaak je zowel een jaarbudget als een projectbudget? Hoe krijg je actueel inzicht in de geplande start- en einddata van de projectfases? 

• ·We bewaken al onze kosten met ons financiële systeem Cognos en onze planning met MSP. MyPortfoliomanager™ haalt de actuele plannings- en budgetdata maandelijks uit deze systemen.
  
  
• Projectmanagers krijgen maandelijks per e-mail een helder overzicht van de actuele budgetten, realisatie en planning. Zo weten zij altijd waar ze aan toe zijn, zonder informatie te hoeven zoeken. Projectleiders hebben namelijk geen zin om de informatie te raadplegen in grote systemen als MSP en Cognos.
  
  
• Projectmanagers kunnen in de reply op de maandelijkse e-mail direct doorgeven of er nog (mogelijke) nieuwe verplichtingen zijn of verwachte aanpassingen in de planning of het budget. Deze informatie maakt MyPortfoliomanager als service vervolgens op een toegankelijke manier beschikbaar voor de portfoliomanager, die op basis hiervan wijzigingen kan anticiperen doorvoeren in de planning en kosten in Cognos en MSP.
  
  
• Als er tussentijds (buiten de maandelijkse cyclus) actuele wijzigingen optreden, kunnen projectmanagers deze op laagdrempelige wijze doorgeven via het online portaal van MyPortfoliomanager. Als afdelingshoofd krijg ik dan meteen een melding en ben ik op de hoogte.