Contractbeheer met Bizaline

Alles over de features van de Bizaline software voor contractbeheer:

1. Toegang bidteksten en plannen

Na de beoordeling van de bieding treedt een nieuwe fase van het contractbeheer in en verschuift de aandacht naar de implementatie. De inhoud van het werk omvat het monitoren van de implementatie, projectmanagement en vergaderingen. Als contractbeheerder is het handig als je snel relevante onderdelen van de bidtekst kunt oproepen wanneer je (implementatie)projecten bespreekt. De software biedt een directe link van Projecten en Eisen naar de specifieke bidteksten. Dit kan ook van pas komen bij het monitoren van andere plannen, zoals Marketing of Duurzaamheid tijdens de contractperiode.

2. E-mails managen

E-mails kunnen verzoeken, klachten, bijlagen en andere vormen van informatie bevatten die van belang is voor de organisatie. Het vaak enorme volume van e-mailverkeer maakt het noodzakelijk om e-mails op een efficiënte en traceerbare manier te verwerken. Daarom hebben we de Bizaline software ontworpen om organisaties daarbij te ondersteunen. Elk contract krijgt een eigen e-mail inbox. De software helpt je om belangrijke e-mails met issues van stakeholders op navolgbare wijze te verwerken en te koppelen aan processen. Zo verdwijnen e-mails niet in een grote berg van een persoonlijke inbox, maar blijven ze langdurig traceerbaar voor de hele organisatie.

3. KPI's monitoren

Een bieding bevat vaak talloze kwantificeerbare commitments, die in de praktijk moeilijk te over te dragen en te monitoren zijn tijdens de contractperiode. Meestal gaat het om KPI's op het gebied van, bijvoorbeeld, duurzaamheid en SROI. De moeilijkheden volgen uit het feit dat deze KPI's grotendeels buiten de voornaamste operationele doelstellingen vallen, waardoor ze niet gecontroleerd worden door de gebruikelijke zwaargewicht ERP-systemen, BI-dashboards of financiële checks. Een helder overzicht in het digitale bidboek van Bizaline maakt het mogelijk om een goede overdracht van het bid team naar de operatie te verzorgen.

 4. Tussentijdse contractwijzigingen afhandelen

Langlopende servicecontracten zijn regelmatig aan tussentijdse wijzigingen onderhevig. Met de Bizaline software worden deze wijzigingen op een eenduidige en traceerbare wijze vastgelegd, waarbij de volgende stappen gevolgd worden:

  • Beschrijving van de gewenste wijziging (wat & waarom?)
  • Projectplan voor de implementatie van de wijziging: tijd/geld/kwaliteit/informatie/organisatie. Dit kan variëren van heel simpel tot heel complex.
  • Vastlegging van de achterliggende besluitvorming
  • Verantwoording (binnen de eigen organisatie & stakeholders)

De Bizaline software bouwt met deze componenten een dossier van de wijziging op. Doordat de stappen nauwkeurig worden gedocumenteerd, hoe minder kans op verschillende verwachtingen en verschillen van visie.