Blog

Wat hadden ze ook al weer beloofd?

Welkom bij de tweede blog in onze nieuwe serie over contractmanagement. Vandaag lees je alles over de Heads of terms: een instrument dat in het Verenigd Koninkrijk veel gebruikt wordt om bij te houden waaraan inschrijvers zich precies gecommitteerd hebben, zodat opdrachtgevers precies weten wat ze kunnen verwachten.

Sommige inschrijvers hopen met punten beloond te worden voor beloften waar ze niet op vast te pinnen zijn...

Het opstellen van een bieding is een stressvolle en arbeidsintensieve periode, die niet zelden uitmondt in documenten van wel 1.000 pagina’s dik. Bid management is daardoor noodzakelijkerwijs teamwerk: de inhoud wordt geleverd door verschillende schrijvers en adviseurs. Het procesverloop kent vaak een hockeystickvorm, waarbij alles pas tegen het einde bij elkaar komt en de definitieve besluiten elkaar snel opvolgen. 

Eenmaal voltooid staat een bieding vaak propvol beloften die jou als opdrachtgever moeten verleiden om het contract aan de inschrijver in kwestie te gunnen. Maar door die hockeystickvorm kan het gemakkelijk voorkomen dat er op het allerlaatst door een overijverige schrijver nog toezeggingen gedaan zijn die in het financieel model of planning niet terugkomen. Sommige inschrijvers hopen zelfs met punten beloond te worden voor wollige taal en beloften die mooi klinken maar waar ze, als het erop aankomt, moeilijk op vast te pinnen zijn.

Daarom is het voor uitvragende overheden belangrijk om zo duidelijk mogelijk op papier te krijgen wat aanbieders in hun bieding concreet beloven. We stellen de volgende vijf stappen voor om dit voor elkaar te krijgen:

De Heads of Terms in vijf simpele stappen:

Stap 1. Vraag om een Heads of Terms

Een Heads of terms is een gestructureerde lijst van alle beloften die een inschrijver maakt voor het nieuwe concessiecontract. Dit is de essentie van de biedingstekst: zonder wollige borstklopperij, redenen waarom of manieren waarop. Wat overblijft is zwart op wit wat je kunt verwachten van je inschrijver. De Heads of terms volgt de structuur van de gunningscriteria en maakt het eenvoudig om de commitments van inschrijvers onderling te vergelijken.

Stap 2. Vergelijk de Heads of Terms met de biedingstekst

Als volgende stap vergelijk je de Heads of terms met de bieding zelf. Zijn er tekstuele elementen in de bieding die de suggestie wekken dat de inschrijver hier iets belooft, maar die vervolgens niet terug te vinden zijn in de Heads of terms? Zijn aan dergelijke pseudo-commitments punten toegekend? Door hier strak op te controleren kun je beter differentiëren tussen wat simpelweg enthousiast schrijfwerk is, en wat er zwart op wit beloofd en afdwingbaar is.

Stap 3. Check risks, planning en budget

Ten derde kun je de Heads of terms gebruiken om de structurele integriteit van de bieding te evalueren. Voor elke commitment in de Heads of terms kun je de vraag stellen of deze teruggevonden zou moeten worden in de risicomatrix, kalenderplanning of de budgetopgave. Natuurlijk is dit niet voor elke commitment het geval: sommigen zullen (vrijwel) kostenloos zijn, andere risicovrij, en weer andere kunnen met een druk op de knop geïmplementeerd worden. Maar voor zwaarwegende beloften die flink meewegen bij de gunning is het belangrijk om te checken of die in bovenstaande onderdelen genoemd zijn - en op realistische wijze worden behandeld. Dat geeft je een duidelijk beeld van hoe goed over deze aspecten van de bieding is nagedacht.

Stap 4. Vergelijk de Heads of terms met het Programma van Eisen

Ten slotte kun je de Heads of terms gebruiken als laatste check of de inschrijver aan alle eisen voldoet. Zoals je in onze vorige blog kon lezen, zijn er vaak een aantal eisen die expliciete aandacht van de inschrijver vergen. Door te checken of elk van die eisen gekoppeld kan worden aan een item in de Heads of terms, kun je verzekeren dat de inschrijvers alle eisen in overweging genomen hebben.

Als contractmanager wil je altijd toegang hebben tot de meest actuele stand van zaken in de concessie. Welke beloften zijn waargemaakt, en welke eisen zijn opgevolgd?

Stap 5. Implementeer een monitoringsproces tijdens de contractperiode

Als contractmanager wil je altijd toegang hebben tot de meest actuele stand van zaken in de concessie. Welke beloften zijn waargemaakt, en welke eisen zijn opgevolgd? Waar moet nog aandacht naar uitgaan? Door te zorgen dat je uitvoerder regelmatig rapporteert of deze informatie te allen tijde transparant maakt in een online portaal, weet je altijd hoe het ervoor staat. Dit maakt het tevens mogelijk om effectiever te onderhandelen met je uitvoerder: je vraagt immers alleen maar dat hij zijn ondubbelzinnige beloften nakomt volgens afspraak.

Bedankt voor het lezen van het tweede deel van onze serie over contractmanagement. Als je het leuk vindt om op de hoogte te blijven van onze blogs en artikelen, stuur dan een mailtje naar info@bizaline.com. Dan zetten we je op de mailinglijst. Maak je geen zorgen, we zullen je niet spammen: onze nieuwsbrief wordt drie of vier keer per jaar verstuurd.

Bizaline adviseert overheden bij het professionaliseren van hun aanbestedingen, van het opstellen van de uitvraag tot het monitoren van de uitvoering. Onze software helpt om doelen, initiatieven, planning, eisen, risico’s en budget te koppelen en integraal te monitoren via een laagdrempelige voortgangsuitvraag per email. Voor aanbestedingen en contractbeheer bieden wij:

  • Eisenmanagement
  • Management van initiatieven & Heads of terms
  • Risicomanagement
  • Implementatiemanagement

Interesse? Je kunt mij per mail bereiken via antoinette@bizaline.com of telefonisch: 06-44563900

Nieuws

Antoinette Wieman

Managing Partner

Delen

Schrijf je in voor onze community

Aanmelden

Bizaline zal uw e-mailadres alleen gebruiken om tips, trends & nieuws uit het vakgebied met u te delen. Lees onze Privacy Policy voor meer informatie.