Recensie

KPI's die wél werken

KPI's: voor elke uitvoering van een complexe strategie in een dynamische markt zijn ze onmisbaar. Alleen door je prestaties transparant te maken, wordt het mogelijk om doelstellingen en ambities van je organisatie concreet te maken voor de werkvloer. Daarnaast bieden KPI's, in het beste geval, de essentiële informatie die nodig is om de organisatie te sturen en wendbaar te reageren op ontwikkelingen in de markt. Toch gaat het lang niet altijd vanzelf, blijkt uit het heldere boek KPI's die wél werken (Vakmedianet, 2016).
Bij Bizaline verslonden we dit boek, en natuurlijk delen we de belangrijkste lessen graag met jullie.

1. Less is more
 
Eén veelgemaakte fout bij het inrichten van KPI's voor een organisatie is dat er véél te veel gemonitord moet worden. Dat leidt niet alleen tot een gigantische rapportagestress, maar ook tot een stuurgroep die overdonderd wordt door een overvloed aan informatie. Begin daarom met de vier belangrijkste strategische doelen voor je organisatie: één overkoepelende visie of ambitie, een doel voor je groeistrategie, een doel voor je productiviteitsstrategie, en een doel voor je onderscheidend vermogen.

KPI's kunnen vervolgens gebruikt worden om deze doelstellingen concreet te maken voor de werkvloer. Door op verschillende niveaus te sturen (KPI's op strategisch niveau voor het managementteam; maximaal twaalf KPI's per klantketen; en slechts enkele proces-KPI's voor de teams binnen elke klantketen) wordt het geheel voor iedereen behapbaar. Zo voorkom je dat stuurgroepen moeten werken met lijsten van 30 KPI's en door de bomen het bos niet meer kunnen zien.

Een groot voordeel van OGSM is dat je de 'hoofd-OGSM' horizontaal en verticaal kunt 'cascaderen' - ofwel doorzetten naar respectievelijk een afdeling of een individuele strategie. Op deze manier blijft je OGSM geen abstract perspectief maar kun je inzoomen tot op het niveau van een individuele medewerker. De Bizaline software was al ingericht om doelen te koppelen aan projecten en taken. Door deze als een OGSM te structureren wordt het voor alle medewerkers duidelijk hoe hun dagelijkse werk bijdraagt aan alle aspecten van de missie van de organisatie.  

2. Denk in klantketens, niet in eilanden
 
Veel organisaties nemen hun eigen organisatiestructuur als uitgangspunt voor KPI's. Maar wanneer de afdelingen Logistiek, Verkoop en HR hun KPI's niet op elkaar - en op de klant - afstemmen, leidt dit vaak tot verstoorde samenwerking en grote 'faalkosten'. Afdelingen verworden tot eilandjes die niet verder kijken dan hun eigen KPI's: zo lang die vervuld worden, valt hen niets te verwijten. De samenhang van het proces gaat verloren, en prestatiegesprekken kunnen soms de vorm aannemen van verantwoordingsgesprekken: ieder afdelingshoofd komt vertellen waarom de onderprestaties niet hun schuld zijn. Door KPI's in te richten aan de hand van klantketens - het proces van vraag tot invulling van de behoefte van de klant - kun je dit voorkomen, en kan er organisatiebreed naar continue verbetering gestreefd worden.

3. Dynamische planning en controle
 
Het traditionele beeld van plannings- en controlecycli is inmiddels behoorlijk achterhaald: een jaarlijkse planningssessie ('de hei op') en maandelijkse prestatiegesprekken, of zelfs op kwartaal. Terwijl de markt razendsnel beweegt en de hartslag van een organisatie natuurlijk niet door de kalender bepaald wordt. Daarom is het belangrijk om je plannings- en controlecyclus dynamisch in te richten en te koppelen aan de klantketens. Wanneer een klantketen elke week een groot aantal gebeurtenissen bevat, is het zinvol om met een hogere frequentie te kijken welke leerpunten er zijn en hoe deze verwerkt kunnen worden. Terwijl een maandelijks prestatiegesprek voor een innovatieteam dat werkt aan nieuwe producten misschien juist weer te frequent is.

4. Weg met de lijstjes: maak een KPI-boom
 
KPI's worden vaak ondergebracht in lange tabellen, waarin aan elke KPI een RAG-status wordt toebedeeld. Helaas wordt daarmee de samenhang tussen verschillende KPI's echter onzichtbaar, waardoor proactief sturen bemoeilijkt wordt. Door een KPI-boom te ontwerpen kun je veel proactiever sturen: je houdt zicht op de KPI's die eerder in je processen liggen (bijvoorbeeld percentage op tijd geleverde producten) en ziet de samenhang met belangrijke resultaat-KPI's (bijvoorbeeld klanttevredenheid). Een lijstje of tabel met KPI's doet dit allemaal niet. Door een KPI-boom te maken waarin de oorzaak- en gevolgrelaties binnen je klantketens verhelderd worden, wordt je organisatie wendbaarder en is het eenvoudiger om medewerkers enthousiast te maken voor procesverbeteringen.
 

Bizaline: Eerste Hulp bij KPI's


KPI's die wél werken is een boek naar ons hart: het staat boordevol inzichten die elke organisatie kunnen helpen om zicht te krijgen op hun klantketens, hun processen te verbeteren, en proactief te sturen in de richting van strategische doelen op de langere termijn. Een aantal van de features in onze eigen software, zoals de flexibele geautomatiseerde KPI-rapportagecyclus en de visualisatie van je eigen KPI-boom, zijn perfect om de inzichten uit dit boek in de praktijk te brengen. Een leestip, kortom, voor iedereen die meer grip wilt krijgen over zijn of haar organisatie!

Meer weten over hoe Bizaline je kan helpen bij het opzetten van een KPI-programma voor jouw organisatie? Neem dan contact op met ons via info@bizaline.com!

Nieuws

Antoinette Wieman

Managing Partner

Delen

Schrijf je in voor onze community

Aanmelden

Bizaline zal uw e-mailadres alleen gebruiken om tips, trends & nieuws uit het vakgebied met u te delen. Lees onze Privacy Policy voor meer informatie.